ความรู้ใหม่ที่ได้รับ
การเขียนเชิงกิจธุระ
การเขียนแบบฟอร์ม 4 แบบ
การกรอกแบบฟอร์ม คำว่าแบบฟอร์มเป็นคำไทยกับคำภาษาอังกฤษ 2 คำนี้มีความหมาย คล้ายกัน แต่เมื่อใช้คำว่าแบบฟอร์มในปัจจุบันนี้เป็นที่เข้าใจกันว่า
หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้น
โดยเว้นช่องว่างไว้สำหรับให้บุคคลแต่ละคนกรอกข้อความเพื่อให้สะดวกแก่รวบรวมนำข้อความนั้นมาใช้เป็นประโยชน์
แบบฟอร์มแบ่งออกเป็น 4 ประเภท คือ
1.แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงาน ทั้งภาครัฐและเอกชน
แบบฟอร์มชนิดนี้หน่วยงานเป็นผู้นำเตรียมขึ้น เพื่อให้ผู้มาติดต่อใช้ได้โดยสะดวกจะได้ไม่เสียเวลาในการเขียน ทำให้หน่วยงานได้รับข้อมูลครบถ้วนที่จำเป็นตามต้องการ
นอกจากนี้ยังทำให้จัดเก็บไว้ได้เป็นระเบียบเรียบร้อย
2.แบบฟอร์มที่ผู้อื่นขอความร่วมมือให้กรอกแบบฟอร์มชนิดนี้ใช้เพื่อต้องการทราบข้อมูลทั้งที่เป็นข้อเท็จจริงและทรรศนะของประชาชนกลุ่มต่างๆ
3.แบบฟอร์มที่ใช้ภายในองค์การ
องค์การสมัยนี้มีระบบการรวบรวมเรื่องราวทุกชนิดที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรภายในหน่วยงานของตนด้วยวิธีให้กรอกแบบฟอร์มแทนที่จะต้องเขียนชี้แจงทั้งเรื่อง ซึ่งมักจะให้รายละเอียดไม่ตรงตามที่ต้องการ
4.แบบฟอร์มสัญญา สัญญาในที่นี้ หมายถึง
เอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย
การกรอกแบบฟอร์มสัญญาต้องกรอกด้วยความระมัดระวังและเข้าใจเงื่อนไขข้อผูกมัดต่างๆที่ระบุไว้ในสัญญาอย่างละเอียดควรที่จะต้องปรึกษาหารือกับผู้รู้หรือผู้มีความชำนาญในด้านกฎหมาย ให้ช่วยอธิบายให้เข้าใจก่อนจะกรอกข้อความใดๆลงไปและโดยเฉพาะอย่างยิ่ง
ในกรณีที่ผู้อื่นกรอกแทนเราก็ต้องอ่านให้ดูให้ถูกต้องแน่นอนก่อน หากผิดพลาดแล้ว อาจเกิดความยุ่งยากหรือเกิดผลเสียภายหลังได้
จดหมายกิจธุระ
เป็นจดหมายระหว่างบุคคลต่อบุคคลที่ติดต่อสื่อสารกันด้วย กิจธุระ เช่น
การติดต่อสอบถาม การบอกขาย ฯลฯ หากเป็นจดหมายกิจธุระที่ติดต่อสื่อสารระหว่างบริษัท
ห้างร้านองค์การต่างๆ เรียกว่า จดหมายธุรกิจ ใช้ภาษาระดับกึ่งทางการ
จดหมายเปิดผนึก
เป็นจดหมายประเภทกิจธุระเขียนเผยแพร่ต่อสาธารณะชน สื่อมวลชน
ซึ่งส่วนมาก ได้แก่หนังสือพิมพ์หรือวิทยุกระจายเสียงเผยแพร่สื่ออินเตอร์เน็ต เพื่อลงหรือประกาศข้อความในจดหมาย ให้ประชาชนทั่วไปทราบในความของจดหมายชนิดนี้มีลักษณะเปิดเผยและเป็นประโยชน์แก่ส่วนรวม
ส่วนใหญ่เป็นเรื่องเสนอแนะ แสดงความรู้สึก แสดงความจริง บอกกล่าว ขอความร่วมมือ
ท้วงติงหรือร้องเรียน
จดหมายราชการ
หรือหนังสือราชการเป็นจดหมายที่ติดต่อสื่อสารระหว่างส่วนราชการหนึ่งกับอีกส่วนราชการหนึ่งหรือติดต่อสื่อสารกันในระหว่างกระทรวง
ทบวง กรม กอง เดียวกัน รวมทั้งติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานเอกชนต่างๆด้วย
จดหมายที่ติดต่อกับหน่วยงานนอกกระทรวง เรียกว่า หนังสือภายนอกส่วนจดหมายที่ติดต่อภายในหน่วยงาน เรียกว่า หนังสือภายใน
จดหมายราชการถือเป็นเอกสารหลักฐานในการทำงานของรัฐจึงต้องมีเลขที่ออกหนังสือและมีทะเบียนรับส่งหนังสือ ภาษาที่ใช้ในการสื่อสารเป็น ภาษาระดับทางการ
การเขียนประกาศทางราชการ
ประกาศเป็นการสื่อสารใช้ที่เผยแพร่ได้กว้างขวาง คือ ให้บุคคลทุกระดับในหน่วยงานหรือบุคคลภายนอกได้อ่าน การออกประกาศมักมาจากผู้บังคับบัญชา
ประกาศทางราชการ มักจะมีข้อความที่ค่อนข้างยาว ละเอียดและเกี่ยวเนื่องกับตัวบทด้วย กฏหมาย
โดยมีจุดประสงค์จะประกาศแจ้งให้บุคคลทั่วไปได้ทราบและหวังผลในการปฏิบัติภาษาค่อนข้างเป็นทางการ รัดกุมมีลักษณะคล้ายหนังสือราชการทั่วๆไป
การเขียนจดหมายธุรกิจ
ประเภทของจดหมาย
1.จดหมายส่วนตัว : จดหมายถึงเพื่อน
ญาติพี่น้อง
2.จดหมายกิจธุระ : จดหมายลาป่วย ลากิจ
3.จดหมายธุรกิจ : จดหมายติดต่อเพื่อประโยชน์ทางธุรกิจ
4.หนังสือราชการ : เอกสารที่ใช้ในการติดต่อกับราชการ
ประเภทจดหมายธุรกิจ
- จดหมายสมัครงาน
- จดหมายเสนอขายสินค้าหรือบริการ
- จดหมายสอบถามและตอบแบบสอบถาม
- จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ
- จดหมายต่อว่าและปรับความเข้าใจ
- จดหมายเตือนหนี้และทวงหนี้
- จดหมายไมตรีจิต : ขอขอบคุณ แสดงความยินดี แสดงความเสียใจ
รูปแบบของจดหมายธุรกิจ
- จดหมายธุรกิจแบบราชการ : ใช้รูปแบบเหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่ดัดแปลงรายละเอียดเล็กน้อยให้เหมาะสมแก่การปฏิบัติ
- จดหมายธุรกิจแบบไหน : ใช้รูปแบบที่ดัดแปลงหรือผสมผสานจากหนังสือราชการภายนอกและจดหมายธุรกิจแบบสากล
- จดหมายธุรกิจแบบสากล : ใช้รูปแบบของการเขียนจดหมายธุกิจของต่างประเทสที่นิยมใช้กันเป็นสากล
ได้แก่
- แบบบล็อก (Full Block Style)
- แบบเซมิบล็อก (Semi
Block Style)
การเขียนหัวข้อต่างๆในจดหมายธุกิจ
- หัวจดหมาย : ชื่อและที่อยู่ของบริษัท
ห้างร้าน มักนิยมพิมพ์เป็นหัวกระดาษจดหมายสำเร็จรูป
- วันเดือนปี : มักระบุเพียงเลขวันที่
ชื่อเดือน ปี พ.ศ. โดยไม่ต้องใส่คำว่า “วันที่ เดือนและปี”
- เรื่อง : เขียนสั้นๆกะทัดรัดได้ใจความ
- คำขึ้นต้น : มักใช้คำว่า “เรียน”
- ข้อความ : มักเขียน 2-3 ย่อหน้า
ย่อหน้าแรกจะกล่าวถึงเหตุที่มีจดหมายไป ย่อหน้าถัดมาจะแจ้งความประสงค์หรือสิ่งที่ต้องการให้ปฏิบัติหรือรายละเอียด
- คำลงท้าย : มักใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ”
- ลายเซ็นหรือลายมือของผู้ลงนามในจดหมาย
- ชื่อเดิมของผู้ลงนามในจดหมายโดยระบุอยู่ในวงเล็บ
- ตำแหน่งของผู้ลงนามในจดหมาย
- อักษรย่อของผู้ลงนามหรือผู้พิมพ์ : นำพยัญชนะต้นของชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์และพยัญชนะต้นของผู้สกุลมาย่อแล้วเขียนไว้
เช่น ศิวสุดา วิศรายุธยา ก็เขียนว่า “ศว”
- สิ่งที่ส่งมาด้วย : ระบุเอกสารหรือสิ่งที่ส่งไปพร้อมจดหมาย
ความรู้ใหม่ที่ได้รับ
- องค์การ ใหญ่กว่า องค์กร
- ขอแสดงความเคราพ คือ มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกัน เช่น เขียนหาพ่อ แม่
- ขอแสดงความนับถือ เช่น อาจารย์อาวุโส
- ถ้ายืมเงินกัน 50 บาท เราสามารถทำสัญญาได้และถ้าไม่คืนสามารถดำเนินคดีได้ตามกฎหมาย
ข้อเสนอแนะ
การเรียนการสอนในครั้งนี้อาจารย์ได้สอนเรื่องการเขียนจดหมายต่างๆได้อย่างเข้าใจ ง่ายขึ้นและมีหลักการจำที่ในการเรียนการสอนท่านอาจารย์ก็จะมีคำถามต่างๆมาถามในเรื่องที่เรียน
เพื่อเป็นการวัดถึงความรู้ความเข้าใจของเรื่องนั้นๆ
นางสาวอรทัย แม่นยำ รหัส 55113400193 ตอนเรียน D1
เนื้อหามีความละเอียดมากค่ะ มีการแบ่งหัวข้อเป็นเรื่องๆทำให้เข้าใจเนื้อหาได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
ตอบลบเนื้อหาละเอียดมากค่ะ อ่านแล้วทำให้เข้าใจมากขึ้น
ตอบลบสรุปเนื้อหาได้ครบถ้วนดีค่ะ จัดเรียงได้สะอาดเรียบร้อยและน่าอ่านดีค่ะ และดิฉันเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะที่ว่า การเรียนการสอนในครั้งนี้อาจารย์ได้สอนเรื่องการเขียนจดหมายต่างๆได้อย่างเข้าใจ ง่ายขึ้นและมีหลักการจำที่ในการเรียนการสอนท่านอาจารย์ก็จะมีคำถามต่างๆมาถามในเรื่องที่เรียน เพื่อเป็นการวัดถึงความรู้ความเข้าใจของเรื่องนั้นๆ
ตอบลบเนื้อหามีความครบและครอบคลุมดีคะ เห็นด้วยนะคะวันนี้อาจารย์สอนได้อย่างเข้าใจมาก
ตอบลบเนื้อหาละเอียดมากค่ะ
ตอบลบสรุปเนื้อหาได้ละเอียดและครบถ้วน เป็นสัดส่วนอ่านแล้วเข้าใจง่ายค่ะ
ตอบลบเห็นด้วยกับข้อเสนอแนะของคุณค่ะ เพราะว่าการเรียนการสอนในครั้งนี้อาจารย์ได้สอนเรื่องการเขียนจดหมายต่างๆได้อย่างเข้าใจจริง ๆ
ตอบลบเนื้อหาอ่านแล้วเข้าใจง่ายมากๆค่ะ
ตอบลบ